Content Management: Was ist eigentlich was?
Multichannel, Headless, Content Hub: Manchmal fühlt man sich als Nutzer etwas verloren im Dickicht der Technologie-Begriffe. Wir erklären, was diese Technologien ausmacht.
Die Anforderungen an Lösungen im Internet wie Apps oder Websites wachsen stetig. Wo Ende der 90er Jahre noch Besucherzähler der absolute Zenit der Webtechnologie waren, erwartet ein Benutzer heute schnell und gut auffindbare Inhalte, kurze Ladezeiten, flüssige Animationen und Komfortfunktionen wie Kontaktformulare, Filialfinder und Live-Support. Ebenso wächst der Kreis der Inhaltsersteller stetig. Diese erwarten ebenso komfortable Funktionen wie Rich-Text-Editoren, einfache Bildbearbeitung und flexible Darstellung in der Ausgabe. Mit diesen Erwartungen müssen selbstverständlich auch die zugrundeliegenden Technologien wachsen. Ein Teil dieser Technologien sind sogenannte Content-Management-Systeme, kurz CMS. Wir beleuchten heute, was Content-Management eigentlich bedeutet und warum CMS nicht gleich CMS ist.
Begriffe
Als nicht-technischer Benutzer ist die Fülle der Begriffe, mit denen man auf der Suche nach Informationen konfrontiert wird, beinahe unendlich. Wir haben die häufigsten Bezeichnungen ermittelt und erklärt.
Content-Management-System
Ein Content-Management-System (dt. Inhalts-Verwaltungs-System, kurz CMS) ist dafür verantwortlich, Informationen, Medien und andere Inhalte systematisch zu speichern und zu verwalten. Inhalt sollen so bearbeitbar, auffindbar und ausgebbar werden. Im allgemeinen Sprachgebrauch hat sich der Begriff auch als Synonym für Systeme etabliert, deren primäre oder einzige Aufgabe nicht die Verwaltung von Inhalten, sondern die Verwaltung und Erstellung von Websites ist. Vereinzelt verwendet man zur Abgrenzung dieser Systeme den Begriff Web-Content-Management-System. Geläufige Vertreter dieser Untergattung der CMS sind beispielsweise WordPress, TYPO3 oder Drupal.
Das grundsätzliche Ziel eines CMS ist die Steigerung der Effektivität der Arbeit im Zusammenhang mit Inhalten. Es soll redundante und/oder doppelte Inhalte vermeiden und einen sogenannten "Single Point of Truth" darstellen. Somit kann beispielsweise eine Änderung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen eines Unternehmens an einer Stelle gepflegt werden und folglich im Schriftverkehr, E-Mail-Signaturen, im Web und weiteren Kanälen – durch einen definierten Workflow – manuell oder sogar automatisiert übertragen werden.
Weiteres Merkmal eines CMS ist die Möglichkeit zur kollaborativen Zusammenarbeit an Inhalten durch Mechanismen wie Benutzer-Rollen, Versionierungen oder Freigabeprozessen via definierter Workflows. Als Abgrenzung solch umfangreicher Systeme, zu den meist sehr grundlegenden Web-Content-Management-Systemen, wird häufig der Begriff Enterprise-Content-Management-System genutzt.
Versprechen, Ordnung in Ihre Inhalte zu bringen: Content Management Systeme
Web-Content-Management-System
Das Web-Content-Management-System (kurz WCMS) bezeichnet eine Untergruppe der Content-Management-Systeme mit Ausrichtung auf die Pflege von Websites. Hier liegt weniger die Verwaltung von Inhalten, als eher die Verwaltung logischer Seiten innerhalb eines Webauftritts im Fokus. Typische Features eines WCMS sind beispielsweise die Möglichkeit zur detaillierten Pflege von Website-Layouts oder sogar ein Bearbeiten von Inhalten direkt auf der Website.
Innerhalb eines solchen WCMS kommt es häufig zu redundanten Inhalten durch die Ausgabe der gleichen Sachverhalte auf mehreren Unterseiten. So werden beispielsweise Kontaktdaten auf mehreren Leistungsseiten doppelt gepflegt – statt diese Daten aus einem zentralen Content-Management zu beziehen. Das Anlegen neuer Unterseiten benötigt häufig einen gewissen Zeitaufwand, weil Layouts und Grundstruktur jedes Mal erneut angelegt werden müssen. Sollen Inhalte auch in andere Anwendungen, wie beispielsweise Apps oder Digital-Signage ausgespielt werden, ist ein automatisiertes Exportieren der Inhalte meist nur schwer bis gar nicht möglich.
Ist man sich seinen Limitierungen bewusst, eignet sich das WCMS hervorragend für das schnelle Aufbauen simpler Websites und Landingpages.
Das mit Abstand beliebteste WCMS ist WordPress
Enterprise-Content-Management-System
Unter Enterprise-Content-Management-Systemen (kurz ECMS) versteht man komplexe Systeme zur Erstellung, Verwaltung und Bereitstellung von Inhalten und Medien. Der Begriff dient vor allem als Abgrenzung gegenüber einfachen Content-Management-Systemen oder den sogenannten Web-Content-Management-Systemen. Während diese häufig mittels eines Softwarepaketes bereitgestellt werden, kann ein ECMS auch ein zusammenhängendes System aus mehreren Softwarepaketen sein.
Das ECMS ist optimiert für die Verwendung in mittleren bis großen Unternehmen und der somit notwendigen Kollaboration zwischen vielen Benutzern, Rollen und Systemen. So stellt es typischerweise Werkzeuge zur direkten Inhaltserstellung wie Rich-Text-Editoren mit Schreibhilfen oder Bildbearbeitungssoftware bereit. Darüber hinaus ermöglicht es eine systematische Speicherung und Verwaltung mittels fein einstellbarer Benutzerberechtigungen, Freigabeprozessen und Archivierungsfunktionen wie Tagging und starker Suchfunktionen.
Die Bereitstellung von Inhalten kann auf vielen Wegen erfolgen, diese sind meist stark von der individuellen Implementation abhängig. Somit spricht man häufig vom sogenannten Content-Warehouse, welches Inhalte in einer aufbereiteten und geordneten Art und Weise zur Verfügung stellt. Darüber hinaus kann ein ECMS aber auch die Rolle eines WCMS übernehmen und Inhalte direkt in das Web ausspielen.
Über die eigentliche Verwaltung von Inhalten hinaus, wird ein ECMS häufig mit anderen Systemen – wie beispielsweise dem Customer-Relationship-Management oder Enterprise-Resource-Planning – verbunden und ist somit fester Bestandteil von internen und externen Geschäftsprozessen.
Headless
Headless (dt. kopflos) bezeichnet zunächst die allgemeine Eigenschaft einer Anwendung, keine direkte Schnittstelle zum Endanwender zu haben. Bezogen auf das Thema CMS bedeutet dies also konkret die Verwaltung von Inhalten ohne definierte Ausspielkanäle. So werden Inhalte zunächst verwaltet, landen aber nicht auch automatisch auf einer Website oder in einer Broschüre, sondern müssen von den jeweiligen Systemen aktiv angefragt werden.
Die Vorteile liegen hier im schnellen Aufbau der Inhaltsverwaltung und der Interoperabilität der Inhalte. Weil Texte und Bilder in allgemein-gültigen Formaten gepflegt werden müssen, sind sie gleichermaßen für Websites, Digital-Signage, Print, Apps und viele andere Kanäle verwendbar.
Multichannel
Multichannel-CMS beziehen ihre Namensgebung aus dem bereits etablierten Multichannel-Marketing, einem Ansatz der versucht, Kunden auf mehreren unterschiedlichen Ansprachekanälen zu erreichen. So arbeitet auch das Multichannel-CMS unter der Annahme, dass seine Inhalte stets in mehrere Kanäle ausgespielt werden.
Die entscheidende Abgrenzung zum Headless-CMS ist die Methode der Inhaltsausspielung, denn diese erfolgt hier nach dem Push-Prinzip. Bei jeder Inhaltsänderung spielt das Multichannel-System seine neuen Inhalte selbstständig in die Zielkanäle aus. Es werden also Texte auf der Website aktualisiert, rechtliche Texte zum Versand an einen Letter-Service übergeben oder Grafiken zum Druck geschickt.
Die richtige Wahl
Vor allem Marketingverantwortliche stehen häufig vor der Aufgabe, ein passendes Content-Management-System für Ihre Strategie zu finden. Dabei umfasst die Wahl eines CMS viel mehr Geschäftsbereiche als Marketing allein. Ein nachhaltiges Ändern der Denkweise bezüglich des Umgang mit Inhalten im Unternehmen erfordert die Mitarbeit aller. Wir helfen beim Umdenken.
Das CMS für Ihre Anforderungen
Ein Flow-Chart zur Wahl der richtigen Technologie gibt es leider selten - so auch in diesem Fall. Grundsätzlich lässt sich feststellen, dass alle diese Systeme eine Gemeinsamkeit haben: Sie sind Werkzeuge. Dinge, die geschaffen wurden, um eine Aufgabe zu lösen. Jedes System löst seine eigene Variante einer allgemeineren Aufgabenstellung. Für die Findung des richtigen Systems ist also vor allem eins wichtig: Die Aufgabe zu kennen.
Im Rahmen unserer digitalen Transformationsprozesse stellen wir häufig Fragen wie die folgenden um ein Gefühl für die Anforderungen zu bekommen. Mittels der so gewonnenen Antworten wird zumindest ein Abwägen und ein Voranschreiten im Prozess möglich.
- Wie viele Mitarbeiter arbeiten an dem System, wer sind die Stakeholder?
- Welchen Kenntnisstand haben diese Mitarbeiter?
- Geht es um Texte, Dateien, Bilder oder sogar alles zusammen?
- Sollen meine Inhalte auf einer Website erscheinen oder intern durchsuchbar sein?
- Muss es Freigabeprozesse geben?
- Welche aktuellen Geschäftsprozesse sollen abgelöst werden?
- Welche neuen Geschäftsprozesse werden geschaffen?
- Welche bestehenden Systeme müssen angebunden werden?
- Gibt es Vorgaben oder Richtlinien aus der IT?