Die Digitalisierung verändert nicht nur technische Abläufe, sondern ganze Organisationen. Damit Digitalisierungsprojekte wirklich greifen, braucht es mehr als Tools – es braucht Strategie, Akzeptanz und Mut zur Veränderung. In diesem Artikel zeigen wir Dir unser bewährtes 6-Schritte-Modell für erfolgreiche digitale Transformationen, ergänzt durch wichtige Erkenntnisse zum Change Management und zur Einbindung aller Stakeholder.
Digitalisierung ist ein Überbegriff, der für die Umwandlung von analogen Werten in digitale Formate steht. Im unternehmerischen Kontext versteht man darunter meist das Abbilden von bis dahin analogen Geschäftsprozessen mit Hilfe digitaler Lösungen.
Digitale Transformation bedeutet jedoch mehr als das bloße Digitalisieren einzelner Prozesse. Sie betrifft Strukturen, Denkweisen und die Unternehmenskultur. Sie ist ein fortlaufender Wandel – und kein einmaliges IT-Projekt.
Die digitale Transformation eines Unternehmens ist die Summe einzelner Transformationsprozesse. Unsere Beratungsstrategie fußt auf dem nachfolgenden 6-Schritte-Modell:
Zunächst wird durch das Aufstellen eines geeigneten Business Cases die Frage nach dem Grund bzw. der Notwendigkeit eines Digitalisierungsprozesses geklärt. Dem Business Case liegt eine unternehmerische Betrachtungsweise hinsichtlich Kosten, Nutzen, Zielen und Risiken der geplanten Veränderung zugrunde. So entsteht ein übergeordneter Maßstab für alle Projektentscheidungen während des gesamten Projektablaufs.
Ein klarer Business Case schafft Verbindlichkeit und hilft, interne Ressourcen gezielt einzusetzen. Er bildet das Fundament für Projektgenehmigungen, Budgetfreigaben und die Priorisierung im Unternehmen.
Erachten wir einen Digitalisierungsprozess als sinnvoll, so erfassen wir anschließend umfänglich den Status Quo des Unternehmens. Die Bestandsaufnahme kann hierbei auf unterschiedlichsten Wegen stattfinden. Die Befragung der Stakeholder wie Mitarbeiter und Kunden fördert Pain Points in Betriebsabläufen, Trends, Versäumnisse, Chancen und Risiken zutage.
Durch die Auswertung bestehender Datensätze aus den unterschiedlichsten Quellen legen wir den Grundstein für zukünftige Erfolge. Befragungen und Bestands-IT sind nur ein paar der zur Verfügung stehenden Möglichkeiten. Oft erhalten wir ein tiefergehendes Verständnis des Ist-Standes nur durch umfangreiche Marktforschung und Konkurrenzanalysen.
Besonders wichtig ist ein realistischer Blick auf digitale Reifegrade einzelner Abteilungen – denn häufig gibt es große Unterschiede zwischen z. B. IT, HR oder Vertrieb.
Nachdem wir herausgefunden haben, wo wir starten, stellt sich nun die Frage danach, wo die Reise hingehen soll. Eine präzise Zielsetzung hilft nicht nur den Entscheidern, sich dauerhaft zu orientieren, sondern kann für eine ganze Organisation sinnstiftend und motivierend sein.
Auch hier ist das Einbeziehen relevanter Stakeholder wichtig, denn Alleingänge in komplexen Veränderungsprozessen machen aus Mitstreitern Gegner.
Je komplexer der Digitalisierungsprozess ist, desto weniger genau können wir uns eine Vorstellung darüber machen, wie exakt die digitale Lösung am Ende aussieht. Daher ist die Definition von Messgrößen wichtiger als das Ausgestalten konkreter Features.
Nutze hier die Möglichkeit, Vision und Zielbild in einem „Digital North Star“ zu formulieren – also ein inspirierendes Leitbild, das Orientierung bietet, auch wenn Details noch offen sind.
Die Differenz aus Soll- und Ist-Situation zeigt uns schließlich ein klares Bild davon, was getan werden muss. Wir entwickeln konkrete Handlungsempfehlungen und kommunizieren diese an alle Stakeholder des Projekts. Durch die Entwicklung spezifischer KPIs wird Erfolg mess- und planbar.
Wichtig: Die Strategie muss nicht perfekt sein, aber handlungsfähig. Sie sollte agil anpassbar bleiben und gleichzeitig Orientierung für erste Maßnahmen und Budgets liefern.
Die entwickelte Strategie gibt uns die Marschrichtung vor. Im nächsten Schritt teilen wir den Workload in Arbeitspakete auf und definieren Timelines. So können wir erste Prognosen über zu erwartende Erkenntnisse und Erfolge abgeben.
In der darauffolgenden Arbeitsplanung verteilen wir die Aufgaben an interne und externe Kräfte, definieren und verteilen Verantwortungen und kommunizieren die entstandene Roadmap an die Stakeholder des Projekts.
Dabei empfiehlt es sich, auf Projektmanagement-Methoden wie Scrum oder OKRs zurückzugreifen – insbesondere bei iterativen digitalen Vorhaben. Transparenz, Rollenverteilung und kurze Feedback-Zyklen sind hier der Schlüssel zum Erfolg.
Basierend auf einer zielgerichteten Planung und der strategischen Ausrichtung müssen Transformationsprojekte schnell umgesetzt werden. Digitale Lösungen hören nie mit Abschluss der Entwicklung auf, sondern müssen iterativ und marktorientiert getestet und weiterentwickelt werden.
Um den Erfolgsgrad messen zu können, ziehen wir die in Schritt 4 entwickelten KPIs zu Rate. Um neu entstandene Arbeitsweisen und Lösungen erfolgreich in einem Unternehmen zu etablieren, ist umfangreiches Change Management unumgänglich.
Die langfristige Verankerung braucht gezielte Kommunikation, Trainings und Erfolgsmomente. Nur so wird aus einer Veränderung ein neues Mindset – getragen von den Menschen im Unternehmen.
Schaut man sich einige gescheiterte Digitalisierungsprojekte genauer an, erkennt man: Die meisten Projekte scheitern nicht an der Unüberwindbarkeit technischer Hürden, sondern an der mangelnden Unterstützung durch ihre Anwender.
Um nachhaltige Veränderung in einem Unternehmen zu bewirken, muss sich mehr ändern als nur Struktur und Technik. Unsere wichtigste Aufgabe bei Transformationsprozessen ist es, das Verhalten der Menschen innerhalb eines Unternehmens zu ändern. Dafür müssen wir die Art und Weise ändern, wie Menschen über die Veränderung denken und fühlen.
Digitale Transformation beginnt im Kopf. Deshalb arbeiten wir in Projekten stets mit Formaten, die Emotionen einbeziehen: Storytelling, Co-Creation-Workshops oder Leuchtturmprojekte sind hilfreiche Mittel, um Begeisterung zu wecken.
Viele Unternehmen unterschätzen die Brisanz dieser Thematik und beschäftigen sich fast ausschließlich mit den technischen Aspekten. Wie wir es schaffen, dass Veränderungen nicht mehr auf unbegründete Ablehnung stoßen, sondern von ihren Mitarbeitenden begrüßt und unterstützt werden, erfährst Du in unserem Beitrag zum Thema Change Management.
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