Virtuelle Events - Chancen und Herausforderungen

Mit diesen Tipps gelingen digitale Veranstaltungen

Die Corona-Krise hat wohl kaum eine Branche mehr auf den Kopf gestellt als die Eventbranche. In keinem anderen Wirtschaftszweig waren die Auswirkungen der Pandemie so unmittelbar und direkt spürbar. Damit einhergehende Umsatzeinbrüche stellen Veranstalter und Eventmarketer vor große Herausforderungen – bieten aber auch Chancen und Potentiale. Daher möchten wir auf die Eigenheiten virtueller Events eingehen, was für Vorteile diese bieten können und einige Erfolgsfaktoren beleuchten.

Virtuelle oder auch digitale Events sind eigentlich nichts neues. Die anhaltende Corona-Krise und Kontaktbeschränkungen haben deren Verbreitung und Akzeptanz nur rapide beschleunigt. Für viele Unternehmen sind virtuelle Events eine gute Möglichkeit, Umsatzeinbrüche zu minimieren und Reichweite sowie Reputation zu erhöhen. Veranstalter setzen seit Jahren auf Livestreams von Keynotes, Pressekonferenzen und eine Verbesserung der Customer Experience durch digitale Hilfsmittel.

Welche Vorteile bieten virtuelle Events?

Die Liste der Vorteile virtueller Events ist lang.

Reisezeit- und kosten

In Zeiten, in denen Social Distancing das Gebot der Stunde ist und Großveranstaltungen auf unbestimmte Zeit abgesagt wurden, setzt die digitale Umgebung neue Hygienestandards. Eventteilnehmer sparen sich lange Reisen, Übernachtungen und können somit die Kosten für ihre Teilnahme auf ein Minimum reduzieren.

Virtuelle Events sind eine großartige Möglichkeit, in Kontakt zu kommen und dabei Distanz zu wahren.

Individualisierbarkeit

Das Forschungsprojekt „Future Meeting Space“ des GCB, des Fraunhofer IAO und des Europäischen Verbands der Verwaltungs-Centren (EVVC) hat sich intensiv mit digitalen Trends in der Eventbranche beschäftigt und dafür sechs verschiedene Modellpersonen herausgearbeitet. Diese wurden nach diversen Merkmalen unterteilt und hinsichtlich ihrer Bedürfnisse untersucht. Klassische offline Events haben oft nur beschränkte Möglichkeiten, auf einzelne Teilnehmertypen einzugehen und eine Selektion findet häufig erst im Gespräch mit dem Messeteam statt (insofern es überhaupt dazu kommt). Im Gegensatz dazu können wir bei virtuellen Events Interessen, Verhaltensweisen und Bedürfnisse der Teilnehmer frühzeitig erkennen, klassifizieren und die Customer Experience entsprechend personalisieren. Auf diese Art und Weise können wir die Absprungrate der Besucher drastisch verkleinern und stellen so sicher, dass die Mehrheit der Teilnehmer mit dem Gefühl das Event verlässt, dass sich die Teilnahme für sie persönlich gelohnt hat.

Für eine großartige Customer Experience muss das gesamte Eventprogramm individualisiert werden – nicht nur die Inhalte.

Skalierbarkeit

Offline Events haben einen Standort, ein Land und in vielen Fällen auch eine vordefinierte Sprache. Digitale Events können simultan zu jeder Zeit, in jedem Land und in jeder verfügbaren Sprache abgehalten werden. Wir überschreiten Länder- und Sprachbarrieren und stellen durch zeitlich getriggerte Events und Contents sicher, unserer Zielgruppe Inhalte so bereit zu stellen, dass sie maximal relevant sind. Neben Sprach- und Länderbarrieren können aufgebaute Infrastrukturen virtueller Veranstaltungen beliebig angepasst und wiederverwendet werden. Die Produktvorstellung eines Unternehmens kann so mit neuen Inhalten befüllt, aufbereitet und angepasst veröffentlicht werden. Auch hier können Unternehmen Kosteneinsparungen vornehmen.

Digitale Veranstaltungen haben das Potential, Barrieren einzureißen

Die größten Herausforderungen

Nähe erzeugen und Netzwerken ermöglichen 

Ein großer Vorteil klassischer Events ist der persönliche Kontakt zwischen den Teilnehmern untereinander sowie zwischen Teilnehmern und Veranstaltern. Wenn virtuelle Events das Zwischenmenschliche vernachlässigen, entsteht beim Teilnehmer schnell der Eindruck einer Präsentation zu folgen oder einen Film zu schauen. Die Interaktion mit dem Veranstalter und allen Teilnehmern sollten durch Livechats in Video- und Tonformaten bei jeder Gelegenheit ermöglicht werden. Für das Erzeugen eines Gemeinschaftsgefühls ist es wichtig dem Teilnehmer zu vermitteln, dass andere zur gleichen Zeit erleben, was er erlebt.

Immersive Erfahrung schaffen 

„Mittendrin statt nur dabei“ ist das Gebot der Stunde. Wenn sich Gäste eines digitalen Events nicht als Teil des Events wahrnehmen, wechseln sie in den Beobachtungsmodus und sind so schwer als Interessenten oder Kunden zu gewinnen. Das Einbeziehen der Teilnehmer sollte wenn möglich auf unterschiedlichen Ebenen stattfinden. So können getriggerte Umfragen zur Stimmung, das Erarbeiten von FAQ und Wortmeldungen bei Videostreams Teilnehmer näher an das Geschehen holen. Technologien wie AR und VR transportieren Besucher weg vom Bildschirm mitten in das Geschehen.

Virtuelle Events müssen die Erlebnisse und Gefühle eines Messebesuchs in die digitale Welt transformieren und nicht den Messestand.

Umsätze generieren

Besonders für digitale Messen wird im Laufe der Zeit auch der Return on Invest zum ausschlaggebenden Kriterium. Wie bei herkömmlichen Events muss der Vertrieb zu jeder Zeit die Möglichkeit haben, Besucher individuell betreuen zu können. Interessensbekundungen, Rückfragen und der Austausch von Kontaktdaten sollten jederzeit registriert, gespeichert und verarbeitet werden können. Eine gute Möglichkeit, Interessen und Bedürfnisse zu erkennen und zugänglich zu machen, bieten sogenannte Customer Data Platforms. Diese lassen sich dank virtueller Events besser denn je in die eigenen Veranstaltungen integrieren.

Customer Data Platforms - Synergien durch besseres Customer Data Management

Intelligente Einblicke ermöglichen uns das Schaffen nahtloser Customer Experiences.

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Reichweite aufbauen

Die beste Veranstaltung verfehlt ihren Zweck, wenn keiner sie sieht. Daher ist die frühzeitige Kommunikation der Veranstaltung unerlässlich für ihren Erfolg. Wie bei klassischen Events sollten besonders interessante Personen frühzeitig persönlich eingeladen und betreut werden. Im besten Fall machen wir über mehrere Wochen eine möglichst große und breite Menge an Menschen über soziale Netzwerke, Newsletter und zielgerichtete Ads auf unsere bevorstehende Veranstaltung aufmerksam.

Erfolgsfaktoren für virtuelle Events

Auch hier lohnt sich ein Blick auf das Forschungsprojekt „Future Meeting Space“. Wenn wir versuchen die Erlebnisse und Erfahrungen einer analogen Veranstaltung auf eine virtuelle Umgebung zu übertragen, liegt die Vermutung nahe, dass auch die Erfolgsfaktoren aus der analogen Welt übertragen werden können. Insgesamt wurden sechs unterschiedliche Erfolgsfaktoren für Events in Zeiten der Digitalisierung identifiziert und beschrieben:

Zufriedenheit der Teilnehmer  

Die Zufriedenheit der Teilnehmer hängt im großen Maße vom Gefühl ab, ob sich der Besuch der Veranstaltung gelohnt hat und die zuvor geweckten Erwartungen erfüllt wurden. Dafür ist die Vermittlung von Wissen und die Disruption eines Events wichtig. 

Wissensvermittlung 

Durch den Einsatz interaktiver Technologien und das Einbeziehen der Teilnehmer ins Geschehen können wir Wissen leichter vermitteln und so für mehr Zufriedenheit der Teilnehmer sorgen. Interne und externe Referenten sollten als Experten einbezogen werden und genügend Raum für eine umfassende Beleuchtung einzelner Themen bekommen. 

Networking 

Trotz des virtuellen Settings und der Bereitstellung von On-Demand-Contents sollte ein großer Fokus auf ausreichend Raum für Networking liegen. Eine Möglichkeit dazu sind digitale „After-Show-Parties“ bei denen die Teilnehmer verstärkt die Möglichkeit bekommen, untereinander Kontakt herzustellen. Zudem sollten auch Veranstalter Kontakthürden bewusst abbauen und Vernetzungen aktiv vorantreiben. Einige Teilnehmertypen benötigen einen aktiven Anstoß, um mit anderen auch virtuell ins Gespräch zu kommen. Im besten Fall ermöglichen wir unseren Gästen selbst die Wahl, ob und in welcher Form andere mit Ihnen Kontakt aufnehmen können. 

Visualisierung 

Neue Technologien lassen uns immer aufregendere und beeindruckendere Erlebnisse erschaffen. Allerdings sollte auch hier darauf geachtet werden, möglichst viele Teilnehmer einzubeziehen. Die besten Technologien bringen keinen Vorteil, wenn die Teilnehmer sie nicht wahrnehmen können. 

Disruption 

Je mehr eine Veranstaltung das Gefühl von Überraschung, Veränderung und Gemeinschaft erzeugt hat, desto länger bleibt sie im Gedächtnis. Auch wenn viele Unternehmen mit virtuellen Events Neuland betreten sind mutige Entscheidungen gefragt. Wenn wir versuchen, vorsichtig zu agieren und große Paradigmenwechsel zu vermeiden, laufen wir Gefahr dem Anspruch an Disruption nicht gerecht zu werden.

Interaktion 

Je mehr wir Teilnehmern die Möglichkeit geben untereinander zu interagieren und ins Geschehen einzugreifen, desto besser findet Wissensvermittlung und Disruption statt. Das zulassen moderierter Live- Fragen oder das Erarbeiten Event-übergreifender FAQ können eine gute Möglichkeit sein, den Interaktionsfaktor zu verbessern. 

Digitalisierung 

Nur weil ein Event digital stattfindet und nicht physisch besucht werden muss, ist es noch kein Meilenstein für die Digitalisierung. Liveschaltungen, Holografie, AR und VR Elemente steigern Wert und Innovationsgrad im Bewusstsein Ihrer Zielgruppe. 

 

Fazit 

Wenn wir uns darauf fokussieren, die positiven Gefühle und Erlebnisse aus der analogen Welt in die digitale zu transportieren, werden virtuelle Events zu einer echten Alternative. Dabei ist es wichtig durch passende Individualisierungen auf die Bedürfnisse aller Teilnehmertypen einzugehen. Im Fokus bei der Planung digitaler Events sollte wie bei herkömmlichen Veranstaltungen der Mensch und nicht die Technologie stehen.

Wie und mit welchen Tools wir digitale Events aufbauen, planen und zum Erfolg führen und wie Sie davon profitieren können erfahren Sie auf unserer Lösungsseite für Virtual Events.

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