Virtuelle Events haben sich als leistungsstarkes Format etabliert – nicht nur durch die Corona-Pandemie, sondern durch ihre Skalierbarkeit, Reichweite und Effizienz. Dieser Blogbeitrag zeigt die wichtigsten Vorteile und Herausforderungen digitaler Events auf, benennt praxisbewährte Erfolgsfaktoren und bietet konkrete Tipps, wie Unternehmen ihre Veranstaltungen zukunftsfähig und wirksam gestalten können.
Die Corona-Krise hat wohl kaum eine Branche mehr auf den Kopf gestellt als die Eventbranche. In keinem anderen Wirtschaftszweig waren die Auswirkungen der Pandemie so unmittelbar und direkt spürbar. Damit einhergehende Umsatzeinbrüche stellen Veranstalter und Eventmarketer vor große Herausforderungen – bieten aber auch Chancen und Potentiale. Daher möchten wir auf die Eigenheiten virtueller Events eingehen, was für Vorteile diese bieten können und einige Erfolgsfaktoren beleuchten.
Auch nach dem Ende der strengen Kontaktbeschränkungen bleiben virtuelle Events ein fester Bestandteil der Eventlandschaft. Ihre Flexibilität, geringeren Kosten und bessere Messbarkeit machen sie zu einer zukunftsfähigen Lösung – nicht als Ersatz, sondern als Erweiterung klassischer Formate.
Virtuelle oder auch digitale Events sind eigentlich nichts neues. Die anhaltende Corona-Krise und Kontaktbeschränkungen haben deren Verbreitung und Akzeptanz nur rapide beschleunigt. Für viele Unternehmen sind virtuelle Events eine gute Möglichkeit, Umsatzeinbrüche zu minimieren und Reichweite sowie Reputation zu erhöhen. Veranstalter setzen seit Jahren auf Livestreams von Keynotes, Pressekonferenzen und eine Verbesserung der Customer Experience durch digitale Hilfsmittel.
Typische Formen virtueller Events sind Webinare, Online-Messen, hybride Konferenzen, Networking-Plattformen oder interaktive Produktpräsentationen. Sie alle nutzen digitale Technologien, um Teilnehmer standortunabhängig zusammenzubringen.
In Zeiten, in denen Social Distancing das Gebot der Stunde ist und Großveranstaltungen auf unbestimmte Zeit abgesagt wurden, setzt die digitale Umgebung neue Hygienestandards. Eventteilnehmer sparen sich lange Reisen, Übernachtungen und können somit die Kosten für ihre Teilnahme auf ein Minimum reduzieren.
Virtuelle Events sind eine großartige Möglichkeit, in Kontakt zu kommen und dabei Distanz zu wahren.
Das Forschungsprojekt „Future Meeting Space“ des GCB, des Fraunhofer IAO und des Europäischen Verbands der Verwaltungs-Centren (EVVC) hat sich intensiv mit digitalen Trends in der Eventbranche beschäftigt und dafür sechs verschiedene Modellpersonen herausgearbeitet. Diese wurden nach diversen Merkmalen unterteilt und hinsichtlich ihrer Bedürfnisse untersucht. Klassische offline Events haben oft nur beschränkte Möglichkeiten, auf einzelne Teilnehmertypen einzugehen und eine Selektion findet häufig erst im Gespräch mit dem Messeteam statt (insofern es überhaupt dazu kommt). Im Gegensatz dazu können wir bei virtuellen Events Interessen, Verhaltensweisen und Bedürfnisse der Teilnehmer frühzeitig erkennen, klassifizieren und die Customer Experience entsprechend personalisieren. Auf diese Art und Weise können wir die Absprungrate der Besucher drastisch verkleinern und stellen so sicher, dass die Mehrheit der Teilnehmer mit dem Gefühl das Event verlässt, dass sich die Teilnahme für sie persönlich gelohnt hat.
Für eine großartige Customer Experience muss das gesamte Eventprogramm individualisiert werden – nicht nur die Inhalte.
Mittels KI-gestützter Algorithmen, digitalen Nutzerprofilen und Live-Tracking der Nutzerinteraktion lassen sich sogar Echtzeit-Anpassungen der Inhalte vornehmen – beispielsweise durch dynamisch angepasste Sessions oder gezielte Produktempfehlungen.
Offline Events haben einen Standort, ein Land und in vielen Fällen auch eine vordefinierte Sprache. Digitale Events können simultan zu jeder Zeit, in jedem Land und in jeder verfügbaren Sprache abgehalten werden. Wir überschreiten Länder- und Sprachbarrieren und stellen durch zeitlich getriggerte Events und Contents sicher, unserer Zielgruppe Inhalte so bereit zu stellen, dass sie maximal relevant sind. Neben Sprach- und Länderbarrieren können aufgebaute Infrastrukturen virtueller Veranstaltungen beliebig angepasst und wiederverwendet werden. Die Produktvorstellung eines Unternehmens kann so mit neuen Inhalten befüllt, aufbereitet und angepasst veröffentlicht werden. Auch hier können Unternehmen Kosteneinsparungen vornehmen.
Digitale Veranstaltungen haben das Potential, Barrieren einzureißen.
Insbesondere bei global agierenden Unternehmen ist dies ein unschätzbarer Vorteil – so können beispielsweise mehrere Märkte gleichzeitig bedient oder länderspezifische Inhalte parallel bereitgestellt werden, ohne neue Events aufsetzen zu müssen.
Ein großer Vorteil klassischer Events ist der persönliche Kontakt zwischen den Teilnehmern untereinander sowie zwischen Teilnehmern und Veranstaltern. Wenn virtuelle Events das Zwischenmenschliche vernachlässigen, entsteht beim Teilnehmer schnell der Eindruck einer Präsentation zu folgen oder einen Film zu schauen. Die Interaktion mit dem Veranstalter und allen Teilnehmern sollten durch Livechats in Video- und Tonformaten bei jeder Gelegenheit ermöglicht werden. Für das Erzeugen eines Gemeinschaftsgefühls ist es wichtig dem Teilnehmer zu vermitteln, dass andere zur gleichen Zeit erleben, was er erlebt.
Tools wie Breakout-Räume, Networking-Tische oder Matchmaking-Algorithmen können gezielt dabei helfen, Gespräche zu initiieren und persönliche Begegnungen zu fördern – trotz physischer Distanz.
„Mittendrin statt nur dabei“ ist das Gebot der Stunde. Wenn sich Gäste eines digitalen Events nicht als Teil des Events wahrnehmen, wechseln sie in den Beobachtungsmodus und sind so schwer als Interessenten oder Kunden zu gewinnen. Das Einbeziehen der Teilnehmer sollte wenn möglich auf unterschiedlichen Ebenen stattfinden. So können getriggerte Umfragen zur Stimmung, das Erarbeiten von FAQ und Wortmeldungen bei Videostreams Teilnehmer näher an das Geschehen holen. Technologien wie AR und VR transportieren Besucher weg vom Bildschirm mitten in das Geschehen.
Virtuelle Events müssen die Erlebnisse und Gefühle eines Messebesuchs in die digitale Welt transformieren und nicht den Messestand.
Innovative Plattformen ermöglichen zudem interaktive 3D-Messewelten, Gamification-Elemente oder virtuelle Avatare – wodurch sich ein Gefühl von „echtem Erleben“ deutlich besser erzeugen lässt.
Besonders für digitale Messen wird im Laufe der Zeit auch der Return on Invest zum ausschlaggebenden Kriterium. Wie bei herkömmlichen Events muss der Vertrieb zu jeder Zeit die Möglichkeit haben, Besucher individuell betreuen zu können. Interessensbekundungen, Rückfragen und der Austausch von Kontaktdaten sollten jederzeit registriert, gespeichert und verarbeitet werden können. Eine gute Möglichkeit, Interessen und Bedürfnisse zu erkennen und zugänglich zu machen, bieten sogenannte Customer Data Platforms. Diese lassen sich dank virtueller Events besser denn je in die eigenen Veranstaltungen integrieren.
Durch die Integration von E-Commerce-Features und direkten Buchungsoptionen innerhalb der Plattform können Leads ohne Medienbruch in Kunden umgewandelt werden – ein wesentlicher Vorteil gegenüber klassischen Events.
Die beste Veranstaltung verfehlt ihren Zweck, wenn keiner sie sieht. Daher ist die frühzeitige Kommunikation der Veranstaltung unerlässlich für ihren Erfolg. Wie bei klassischen Events sollten besonders interessante Personen frühzeitig persönlich eingeladen und betreut werden. Im besten Fall machen wir über mehrere Wochen eine möglichst große und breite Menge an Menschen über soziale Netzwerke, Newsletter und zielgerichtete Ads auf unsere bevorstehende Veranstaltung aufmerksam.
Besonders effektiv: Countdown-Kampagnen, exklusive Teaser-Inhalte oder Vorab-Registrierungen mit Incentives – um frühzeitig Interesse zu wecken und Anmeldungen zu steigern.
Auch hier lohnt sich ein Blick auf das Forschungsprojekt „Future Meeting Space“. Wenn wir versuchen die Erlebnisse und Erfahrungen einer analogen Veranstaltung auf eine virtuelle Umgebung zu übertragen, liegt die Vermutung nahe, dass auch die Erfolgsfaktoren aus der analogen Welt übertragen werden können. Insgesamt wurden sechs unterschiedliche Erfolgsfaktoren für Events in Zeiten der Digitalisierung identifiziert und beschrieben:
Zufriedenheit der Teilnehmer
Wissensvermittlung
Networking
Visualisierung
Disruption
Interaktion
Ein siebter Faktor hat sich in der Praxis zusätzlich etabliert: Technische Stabilität. Ohne zuverlässige Plattform, hohe Übertragungsqualität und intuitive Benutzeroberfläche scheitern viele digitale Events bereits an der Basis.
Wenn wir uns darauf fokussieren, die positiven Gefühle und Erlebnisse aus der analogen Welt in die digitale zu transportieren, werden virtuelle Events zu einer echten Alternative. Dabei ist es wichtig durch passende Individualisierungen auf die Bedürfnisse aller Teilnehmertypen einzugehen. Im Fokus bei der Planung digitaler Events sollte wie bei herkömmlichen Veranstaltungen der Mensch und nicht die Technologie stehen.
Digitale Events sind gekommen, um zu bleiben – doch nur mit einer klaren Strategie, technologischer Exzellenz und echtem Nutzerfokus entfalten sie ihr volles Potenzial.