In 5 Schritten effizienter arbeiten
Wie Sie mit Hilfe von Zeiterfassung organisierter und produktiver werden.
Wer kennt das nicht: Während man mit Kundin A telefoniert, wird schnell eine Mail von Kunde B beantwortet um kurz darauf, während noch die Details notiert werden ins nächste Meeting mit Kunde C zu eilen. Es gibt keine freie Minute, um kurz durchzuatmen und die Übersicht darüber was man eigentlich wie lange gemacht hat, ist schon lange verloren. Unorganisiertes Arbeiten ist ein Produktivitätskiller. Und nicht nur das. Sieht unser Arbeitsalltag regelmäßig so aus erhöht auf Dauer den Stressfaktor, unter dem wir im Job stehen und das schlägt schnell auch auf die eigene Gesundheit.
Mit Hilfe von Time Tracking lässt sich hier jedoch Abhilfe schaffen. Wir zeigen hier, wie sie in 5 einfachen Schritten Ihren Arbeitsalltag stressfreier gestalten umso besser planen zu können und auf Dauer auch Ihre eigene Gesundheit schonen.
1. Das Prinzip verstehen und Vorteile erkennen
Um zu verstehen welche Vorteile Zeiterfassung mit sich bringt ist es wichtig das Prinzip zu kennen. Ist eine Aufgabe abgeschlossen oder wird muss unterbrochen werden, schreiben wir die bisher geleistete Zeit auf. Das kann mithilfe eines Zeiterfassungstools geschehen, es reichen aber auch einfach Zettel und Stift. Bereits nach wenigen Tagen werden sich so eine Menge Daten über unseren Arbeit Alltag angesammelt haben durch deren Auswertung wir ‚Showstopper‘ ausmachen und ihre Ursachen beseitigen können.
Finden wir eine Aufgabe, die aus vielen kleinteiligen Zeiteinträgen besteht, können wir daraus schließen, dass wir dabei sehr häufig abgelenkt und unterbrochen wurden. Diese Aufgaben sollten wir dann versuchen an einem anderen Tag einzuplanen, um die häufigen Kontextwechsel zu vermeiden und an Produktivität zu gewinnen.
Letztendlich bietet sich uns noch ein weiterer, offensichtlicher Vorteil, denn wir wissen jetzt, wie lange wir eigentlich für welche Aufgabe brauchen. Wir können unseren Kolleginnen genauere Einschätzungen geben und das Team kann insgesamt realistischer planen.
2. Rahmenbedingungen festlegen
Machen Sie sich Gedanken darüber zu welchem Zweck und in welchem Umfeld Sie Time Tracking nutzen wollen. Sind Sie etwa eine Einzelperson, die ihre Abläufe optimieren will, ist oft ein Notizbuch oder eine einfache Tabelle die richtige Wahl. Das Notieren der Zeiten geht so sehr schnell und die gesammelten Daten lassen sich bei einer einzelnen Person sehr gut auswerten.
Arbeiten wir hingegen in einem Team bieten die Digitalen Zeiterfassungstools deutlich mehr Möglichkeiten. Hier können bspw. Projektmanager an einer zentralen Stelle die Aufwände des gesamten Teams einsehen und so das Zeitbudget im Blick behalten. Zudem können wir mit den meisten Digitalen Tools automatisiert Charts und Grafiken erstellen, die uns beim Auswerten unterstützen.
3. Integrationsmöglichkeiten ausloten
Neben allen Vorteilen, die wir in der Projektplanung dazu gewinnen haben wir zudem die Möglichkeit die Daten auch zur Verbesserung anderer Workflows und Arbeitsbereiche zu nutzen. Viele Anbieter stellen in ihren Tools Anbindungsmöglichkeiten an bspw. Abrechnungs- oder Ticketing Software zur Verfügung. So können wir Monatsende alle Aufwände unseres Teams zu einem bestimmten Projekt mit einem Klick automatisiert sammeln, formatieren und so dem jeweiligen Kunden ohne viel Aufwand in Rechnung gestellt werden.
4. Das Tool auswählen
Da wir nun wissen welche Anforderungen wir an das Tool haben können wir uns auf die Suche nach einem Anbieter begeben. Hierbei sollte neben den eigenen Rahmenbedingungen darauf geachtet werden, eine Lösung mit einer klaren und nutzerfreundlichen Oberfläche zu wählen damit das Time Tracking nicht selbst zu einer zeitaufwändigen Aufgabe wird.
Für diejenigen die einen schnellen Einstieg brauchen und lieber selbst ausprobieren sind hier zwei Tools zum sofort loslegen:
Die Anwendung bietet eine übersichtliche Oberfläche, die auch für Einsteiger geeignet ist, lässt sich aber durch weitere Services wie z.B. toggle plan zu einem vollwertigen Planungstool ausbauen. Neben der Browser Version lässt das Tool unter Windows, Linux und Mac nutzen als auch auf allen gängigen Smartphones.
Mit chrometa können wir unsere Zeiten komplett automatisiert erfassen. Dafür wird zB. die Arbeitszeit in einem Texteditor von der Anwendung automatisch aufgezeichnet und unter einem zugeordneten Posten verbucht. Hier ist allerdings Vorsicht geboten, denn sobald wir eine Bandbreite an Anwendungen für eine Aufgabe, oder etwa dieselbe Anwendung für verschiedene Aufgaben nutzen, muss bei der Zuordnung oft nachgeholfen werden.
5. Der letzte Schliff
Der Time Tracking Prozess lässt sich durch den Einsatz von nützlichen Gadgets noch vereinfachen und besser in unseren Alltag integrieren. Mit Tools wie Timular oder Timeflip können wir bei der Zeiterfassung eine Menge Zeit einsparen und dank der Hardwarekomponente nahtlos von einer Aufgabe zur nächsten wechseln, ohne dabei einen Blick in die Time Tracking Software werfen zu müssen.
Bei beiden Gadgets handelt es sich vereinfacht gesagt um Würfel, deren Seiten Projekte im Time Tracking zugeordnet werden. Wenn wir jetzt von einer Aufgabe zur nächsten wechseln müssen wir nur den Würfel auf die entsprechende Seite drehen und die Software startet automatisch einen Timer.
Zeiterfassung ist eine sehr gute Möglichkeit unsere Zeit besser zu organisieren und unsere Arbeit produktiver zu gestalten. Wir sollten uns vorher aber überlegen, welche Rahmenbedingungen, Anforderungen und Ziele wir an das Tool haben und ob weiteren Anbindungen des Systems sinnvoll sein könnten. Wenn wir dann noch das richtige Tool auswählen, können wir in kürzester Zeit unsere Projekte entsprechend unseren Zielen umsetzen.