Digitale Lösungen für Remote Work

Was können Sie tun um in Zeiten, in denen das öffentliche Leben weitgehend zum Stillstand kommt, weiterhin arbeitsfähig zu bleiben? Wir geben Ihnen ein paar kurzfristige aber auch langfristige Lösungen an die Hand.

Die Corona-Pandemie bedeutet für viele Unternehmen einen Überlebenskampf. Dabei trifft es besonders Einzelunternehmer und kleine Unternehmen ohne Rücklagen oder Strategien für den Umgang mit solchen Aufgaben. Auch für uns bei agorate stellt die aktuelle Krise eine Herausforderung dar - zeigt uns aber auch, dass unsere Strategie im Hinblick auf die Gestaltung unserer Arbeitsmittel uns auch in solch schwierigen Zeiten handlungsfähig bleiben lässt.

Viele Arbeitgeber und auch Arbeitnehmer erliegen weiterhin dem Irrglauben, dass ein Mitarbeiter oder Kollege nur wirklich arbeitet wenn er auch "da" ist. Wenn man sieht, dass er etwas macht. Diese Einstellung lässt sich meist nur schwer mit der Arbeit abseits des Büro vereinen. In vielen Büros wird Homeoffice somit automatisch ohne ohne ausdrückliche Ablehnung verpönt. Vor allem Unternehmen mit einer solchen Auffassung stehen nun einem Kulturschock gegenüber.

Auch wir bei agorate legen Wert darauf, dass wir schnell und unkompliziert den Kontakt zu Kollegen aufrecht erhalten können. Dazu gehört auch ein Indikator dafür, ob der Kollege gerade aktiv arbeitet oder sich vielleicht in einem Gespräch oder abseits seines Arbeitsplatzes befindet. Wir nutzen dafür Instant Messaging mit einer Statusanzeige. Somit können wir schnell erfassen, wer verfügbar ist und direkt Kontakt aufnehmen via Text, Audio oder Video. In unserem konkreten Fall benutzen wir als Instant-Messenger die cloudbasierte Komplettlösung Microsoft Teams.

Jeder Kollege hat einen Statusindikator, dessen Status anzeigt, ob er gerade verfügbar ist (grün), ob er abwesend ist (gelb) oder ob er nicht gestört werden möchte (rot). Dieser Indikator ist völlig ausreichend, um ein Gefühl der Anwesenheit zu vermitteln und enge Kollaboration trotz räumlicher Ferne zu ermöglichen. Dank Gruppen und einzelnen Chatkanälen haben wir damit auch das digitale Äquivalent zum Kaffeemaschinen-Smalltalk oder schnellen Meetings unter mehreren Personen.

Viele Unternehmen betreiben wichtige Anwendungen direkt vor Ort in eigenen Serverräumen. Es gab zwar in den letzten Jahren bereits einen großen Push in Richtung Cloud, dennoch gehört mindestens der Fileserver noch zum festen Inventar vieler Organisationen. Dadurch steht die Arbeit außerhalb des Büros vor einer großen Hürde: Ich komme nicht an wichtige Daten. Wer sich dann im Homeoffice wiederfindet, muss häufig Kollegen um bestimmte Dateien bitten. Wenn diese Dateien dann auch bearbeitet wieder abgelegt werden müssen, geht das Spiel auch andersherum weiter.

Abhilfe soll häufig ein VPN schaffen - also eine direkte verschlüsselte Verbindung zwischen dem Arbeitsrechner und dem Büronetzwerk. VPNs sind das technische Mittel der Wahl um den Zugriff auf lokale Ressourcen aus der Ferne zu ermöglichen. Was passiert aber, wenn plötzlich alle Mitarbeiter gleichzeitig darauf zugreifen müssen? Schnell werden die verfügbaren Ressourcen wie Rechenleistung und Bandbreite knapp.

Wir vermeiden solche Probleme von vornherein, indem alle unsere Arbeitsmittel so ausgerichtet sind, dass Sie jederzeit und von jedem Ort mit Internetanschluss aus der Cloud abgerufen werden können. Wir umgehen damit einige Problemstellungen, die mit der Nutzung eines lokalen Dateiservers verbunden sind: Die Aufstellung und Wartung lokaler Hardware, die ausreichende Dimensionierung der Internetanbindung und die Durchführung und Prüfung von Datensicherungen.

Daher nutzen wir für alle gemeinsamen verwendeten Dateien einen Filesharing Cloud Service der uns einen sicheren und überall verfügbaren Speicher garantiert. Er erlaubt uns die Versionierung von Dateien und somit auch die Wiederherstellung von gelöschten Daten und eine sichere Nachvollziehbarkeit, wer wann und wie Dateien bearbeitet hat. Damit ergibt sich auch automatisch ein Schutz vor böswilliger Manipulation unserer Daten, beispielsweise durch Ransomware. Wir nutzen dafür Microsoft OneDrive - nicht zuletzt auch aufgrund der Integration mit Microsoft Teams.

In vielen Unternehmen sind heutzutage Desktop PCs immernoch gängig, typischerweise in der Kombination aus Rechnergehäuse, Bildschirm, Maus und Tastatur. Laptops sind danach nur für diejenigen gedacht, die sich häufiger außerhalb des Unternehmens aufhalten. Der Grund dafür sind zum großen Teil sicher auch die Kosten: Der Kasten unterm Tisch ist günstiger als ein tragbarer PC mit vergleichbarer Leistung. Mit dieser vermeintlichen Einsparung ergibt sich aber die Konsequenz, dass ein Arbeiten außerhalb des Büros stark erschwert wird. Dies wird beispielsweise im aktuellen Fall der Coronapandemie zum Problem: Der Desktop PC steht im Büro, der Mitarbeiter sitzt zuhause. Eine denkbar ungünstige Situation die ein Vielfaches der damaligen Einsparungen kostet.

Bei agorate erhält jeder Mitarbeiter einen Laptop mit LTE-Modem. So benötigen wir nicht ein einen festen Internetzugang, sondern können von beinahe jedem Ort aus arbeiten. Somit stellt sogar ein Ausflug ins Grüne keinen Widerspruch zur Arbeit dar und es wird zur gängigen Praxis aus dem Cafe, dem Park oder eben von Zuhause aus zu arbeiten. Sollten wir doch im Büro sein haben wir reguläre Arbeitsplätze mit Bildschirmen, Maus und Tastatur an einer Docking-Station. Somit gibt es auch keinen Kabelsalat um sämtliche Geräte anzuschließen.

Mittlerweile ist es üblich, dass Mitarbeiter in Unternehmen neben einer Durchwahl im Festnetz auch eine Mobilnummer besitzen. Sowohl die Erreichbarkeit am Arbeitsplatz im Büro als auch außerhalb ist damit sichergestellt, schafft aber damit auch neue Probleme: In der Realität wird der Anruf auf der Festnetz-Durchwahl, wenn der Kollege nicht am Arbeitsplatz ist, zur Geduldsprobe: 30 Sekunden warten bis vielleicht ein anderer Kollege oder eine zentrale Rufnummer den Anruf annimmt, dann der Durchstellversuch an das Mobiltelefon - der dann manchmal klappt, manchmal nicht.

Bei agorate setzen wir ausschließlich auf Mobilfunk. Wir besitzen zwar Festnetznummern, aber auch diese landen auf unseren Mobiltelefonen. Sie erreichen uns immer in Darmstadt, völlig unabhängig von unserem tatsächlichen Standort. Konkret setzen wir auf die Lösung sipgate team, die uns neben der reinen Telefonie auch weitere Features wie ein Besetztlampenfeld oder zeitbasierte Anrufbeantworter zur Verfügung stellt. Somit sind wir immer erreichbar, völlig ohne Durchstell-Geduldsprobe.

Sicher ist nicht alles, was Sie in diesem Artikel lesen, kurzfristig umsetzbar, mittel- und langfristig jedoch unabdingbar. Wir werden uns immer wieder mit Problemen in unserer bürozentrierten Arbeitswelt auseinander setzen müssen. Ob es ein Wasserschaden, Feuer, eine Renovierung oder eben auch eine globale Pandemie ist: Das Thema Remote Work oder Fernarbeit ist und bleibt relevanter denn je. Wir hoffen, wir konnten Ihnen auf diesem Wege unser Wissen und auch unsere Erkenntnisse im Umgang mit dem Thema in verständlicher Form zur Verfügung stellen. Unsere Erfahrungen zeigen, dass man sein Unternehmen mit relativ einfachen und sicheren Maßnahmen gut für die Arbeit aus der Ferne vorbereiten kann.

Wir werden diesen Artikel fortlaufend aktualisieren, sowie wir für neue Fragestellungen unserer Kunden und Partner nach digitalen und zukunftsweisenden Antworten suchen. Wir hoffen, Sie konnten ein paar Ansätze für eine weitere Recherche mitnehmen. Selbstverständlich freuen wir uns auch zu jeder Zeit über Ihr Feedback oder weitere Fragen zu dem Thema.